Presupuestos, consideraciones básicas
El presupuesto constituye una herramienta fundamental en la administración de las empresa, este debe presentar de manera clara y concisa los costos y gastos controlables separadamente de los que no lo son, esto es, costos y gastos fijos que se generan por el transcurso del tiempo y no por el volumen.
La preparación de un presupuesto depende de la planificación ya que obliga a los encargados de los diversas unidades administrativas a preparar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos, utilización de trabajo o de horas-máquina esperado.
Ventajas y limitaciones:
- Determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y proporciona la realización de los mismos.
- Selecciona aquellas decisiones que reporten mayores beneficios para la organización.
- Motiva a la aplicación de estandáres que permiten mayores resultados en cuanto a control costo-beneficio se refiere.
- Algunos directivos tornan los procesos rigurosos, para que no salgan del presupuesto y esto no da margen de maniobra para posibles oportunidades.
Tipos de Presupuestos:
Presupuesto de operación:
Incluye la planificación de las actividades de la empresa para un período de tiempo que, en la mayoría de los casos, es un año.
Surge del diagnóstico de los factores externos e internos que pueden afectar, el funcionamiento y metas previstas por la empresa.
El análisis de los elementos externos tiene como objetivo precisar los agentes del entorno que pueden incidir sobre el futuro de la organización, en particular la política macroeconómica del gobierno, mientras que el diagnóstico interno determina las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para competir.
Al momento de realizar un presupuesto de operación, se recurrirá al pronóstico de ventas esperadas para un período y lugar determinado (500 ventas de producto de ejemplo, en el verano, en la sucursal del ejemplo).
Cada empresa posee su propia política interna en la determinación de los factores que influyen en su pronóstico de ventas, sin embargo, podemos tomar como referencia:
– Tendencia de las ventas en años anteriores y con el sector.
– Políticas de la compañía y tendencias para ese período.
– Situación de mercados nacionales.
Las tendencias se basan en dos grupos de condiciones:
1. Internas (controlables por la empresa)
2. Externas (que pertenecen a la economía total)
Al estandarizar procedimientos podemos partir de datos que más adelante se podrán someter a verificación y mejora. Estos nos darán patrones conductuales que permitirán un mejor desempeño dentro de la organización.
Los elementos esenciales a tomar en cuenta para la organización de los datos son:
1. Agentes de ventas: Por su contacto con los clientes.
2. Gerente de producción: Conocen la información relevante acerca la producción y manejo de productos, tales como las posibles mejoras de los productos, de calidad, reducciones de costos, desarrollo de productos y asuntos técnicos que ejercen influencia sobre las ventas.
Presupuesto de ventas:
Establece los pilares sobre el cual dependen todas las fases del plan de utilidades. Debe recordarse que la variedad de factores que inciden en las ventas son en muchos casos escapan del control de los directivos y encagados, como las políticas de precio, el grado de competencia, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
La ejecución del mismo recae sobre el ejecutivo del departamento de ventas.
Análisis de Tendencias:
Para propósitos de predicción, tenemos tres tendencias significativas:
1. Tendencias Seculares: se calculan sobre los datos de ventas (a largo plazo)
2. Tendencias Cíclicas: reflejan los ciclos comerciales sobre las ventas.
3. Tendencias Estaciónales: puede determinarse al trazar las ventas mensuales durante varios años.
Presupuesto Financiero:
Se realizan mensulamente y reflejan los ingresos y gastos, el origen y el destino de los mismos, cada movimiento de dinero es revisado y de ser necesario deberá ser reducido, incluido o eliminado, dentro del presupuesto financiero deberá dejarse un mangen para los imprevistos, para los ahorros y para inversiones.
La planificación financiera permite gracias a los análisis y observaciones correspondientes, inferir en los posibles resultados y acciones a futuro para consolidar los objetivos y metas primordiales.